План работы работника на месяц. Эффективный план личной работы. Методика ведущая к результату. Что мне досталось.

Мы составляем годовой план работы архива. В какие сроки нужно составлять номенклатуру дел, акты о выделении документов на уничтожение, архивные описи и т.д., чтобы ничего не забыть?

В первую очередь вспомним основные функции архива - их всего пять:

  • хранение документов;
  • учет документов;
  • комплектование архива;
  • обеспечение сохранности документов;
  • использование документов.

Рассмотрим каждую из них подробнее.

Одним из преимуществ использования шаблона плана действий является то, что форматирование позаботится - вы можете просто отредактировать шаблон в соответствии с вашими потребностями. Как вы увидите в бесплатных шаблонах, перечисленных ниже, для плана действий возможны несколько макетов. Но независимо от структуры или содержания вашего плана, вот несколько советов, которые следует учитывать при начале процесса планирования.

Примите во внимание не только важность вашей цели, но и то, насколько она достижима, учитывая временные рамки и ресурсы, с которыми вы должны работать. В некоторых случаях это не подходит, но мозговой штурм с членами команды может помочь создать более сильный план действий. И в ходе создания плана вы можете обнаружить, что вам нужны материалы от других за пределами команды. Выберите конкретные действия, которые являются конкретными, измеримыми и достижимыми. Эти шаги должны быть четко определены, а не смутные идеи. Определите, кто несет ответственность за каждый шаг действия и кто будет их поддерживать. Поддержка людей не несет ответственности за результат шага действия, но они помогают в этом процессе. Предоставьте четкий график завершения действий. Ваша конечная цель может быть краткосрочным проектом или потребовать годы для завершения. Важно разбить временные рамки для каждого шага на этом пути. Перечислите ресурсы, необходимые для выполнения действий. Если в настоящий момент недостаточно ресурсов, включите план их приобретения. Просмотрите и обновите свой план действий по мере его реализации.

  • Выберите подходящую цель и четко определите свою цель.
  • Используйте команду для создания своего плана действий.
Этот шаблон плана действий содержит разделы для четырех целей, и многое другое может быть добавлено.

Хранение документов

Хранение документов - это основная функция архива, с которой неразрывно связаны все остальные.

Архив и склад - это не одно и то же. Поместить документы в архив на хранение необходимо так, чтобы потом их легко можно было найти. Условия хранения должны обеспечивать сохранность документов в течение длительного времени. Архив отвечает за принятые на хранение документы, поэтому их прием должен быть оформлен соответствующим образом.

Затем цели разбиваются на шаги действий, которым может быть присвоен статус приоритета и завершения для отслеживания прогресса. Даты начала и окончания могут быть добавлены для каждого действия, а также включен столбец для заметок. Этот шаблон будет хорошо работать для управления проектами, планирования событий, бизнес-целей и многое другое.

Этот бесплатный шаблон фокусируется на элементах действий, которые перечислены в первом столбце с дополнительным пространством для подробного описания каждого элемента. Временная шкала для каждого элемента отслеживается с датой начала, датой окончания и датой завершения. Другая информация для каждого элемента действия включает приоритет, ответственную сторону и статус. Это простой, но подробный шаблон с дополнительным номером, включенным для заметок.

Для хранения документов выделяется специальное помещение с необходимым оборудованием (стеллажи, сейфы, компьютерное оборудование, контейнеры для хранения съемных электронных носителей и др.). Доступ в помещение архива предоставляется строго определенному кругу лиц. В помещении необходимо установить охранную и пожарную сигнализацию. Если охранная сигнализация не установлена, следует проводить опечатывание дверей архивохранилищ.

Этот шаблон плана действий может использоваться в качестве вспомогательного инструмента для достижения целей в бизнес-плане или маркетинговом плане. Цель четко указывается в верхней части шаблона, а затем шаги действий ниже. Этот шаблон предоставляет разделы для записи необходимых ресурсов, потенциальных проблем и конечных результатов. Конечным результатом элемента действия может быть просто успешное завершение, или в процессе могут быть определены новые этапы. Возможно, план действий должен быть адаптивным для достижения бизнес-целей.

Учет документов. Составление научно-справочного аппарата к документам

Учет документов - это важная функция работы архива. Архивный работник отвечает за сохранность документации, поступающей на хранение. Поэтому в первую очередь нужно оформить передаточную опись (передаточный акт) , где будут указаны:

  • количество передаваемых документов, даты их создания, заголовки;
  • количество листов каждого дела.

Передаточный акт подписывают передающая и принимающая стороны. Акты хранятся в архиве (для этого заводят отдельное дело и присваивают ему делопроизводственный индекс) и служат основанием для приема документации на хранение и размещения документов на стеллажах.

Сохраняйте свой проект по расписанию и оценивайте его прогресс с помощью шаблона плана проекта. Шаблон разбивает цели на отдельные разделы вместе со связанными с ними шагами действий. Сроки, ожидаемый результат, методология владения и оценки могут быть записаны для каждого шага действия.

Это подробный шаблон рабочего плана, который поможет обеспечить успех в ваших усилиях по улучшению. Шаги плана работы четко обозначены вместе с важными данными. Какие ресурсы доступны или нужны? Где есть точки сопротивления, с которыми нужно иметь дело? Каков ваш план коммуникаций для каждого шага? Включение всех этих факторов в ваш план действий поможет реализации идти гладко.

Далее нужно зарегистрировать документы в учетных (инвентарных, архивных) журналах . Каждый документ в процессе регистрации получает идентификационный номер. Документы регистрируют по мере поступления в архив в валовом порядке.

Наш совет

Документы разных видов рекомендуем регистрировать в отдельных журналах. Например, управленческую документацию - отдельно от документации по личному составу. Научно-техническая документация имеет свои регистрационные журналы и регистрируется в них (при этом разные виды научно-технической документации регистрируются в различных журналах).

Чем вам поможет эта методика?

План корректирующих действий направлен на решение конкретной проблемы или изменение ситуации, с тем чтобы достичь целей. Этот шаблон плана корректирующих действий обеспечивает простой макет с большим количеством места для деталей. И проблему, и желаемый результат можно определить наверху, а план действий включает важную информацию, такую ​​как заинтересованные стороны, ограничения и показатели. Этот шаблон можно легко адаптировать к широкому спектру корректирующих планов.

Почему я теперь там не работаю?

Этот шаблон плана действий группы включает пробелы для перечисления членов команды и отслеживания посещаемости на более чем одной сессии планирования. Шаблон включает основные компоненты для создания успешного плана действий, а простой макет облегчает групповой процесс. Четкая цель и цель, изложенные наверху, помогут членам команды сосредоточиться, поскольку они работают вместе, чтобы создать план действий.

Следует помнить, что архивной регистрации подлежит как отдельный документ, так и сброшюрованный том (дело) в зависимости от вида документации, поступающей в архив.

Для оперативной работы с документами необходимо создать научно-справочный аппарат (НСА). К НСА относятся: указатели, путеводители, топографические, постеллажные указатели, картотеки и др.

Этот шаблон хорошо подходит для плана действий по улучшению сотрудников. Разделы предоставляются для листинга супервизоров и членов команды поддержки. Шаблон также форматируется с несколькими шагами, поэтому действия можно разбить на очень управляемую последовательность. Это обеспечивает организованный способ для сотрудников работать над конкретными достижениями.

Этот шаблон плана продаж включает в себя помещение для анализа текущих и предыдущих доходов, анализа рынка и конкурентов, целей продаж и плана действий. Наличие всей этой информации в одном шаблоне может помочь вам решить правильные проблемы и установить достижимые цели продаж. Разумеется, шаблон можно отредактировать, чтобы включить любую информацию, относящуюся к вашему бизнесу.

Выполнение работ - в течение года.

Комплектование архива

Традиционно архивы организаций получают документы не только от своих отделов, но и от организаций-соисполнителей, субподрядных организаций и др. Сотрудник архива должен четко знать, с кем он планирует работать.

Работа со сторонними организациями основана на договорных началах. Желательно запросить у договорного (юридического, планового или др.) отдела список организаций, с которыми планируется сотрудничество.

Это предварительно построенный шаблон плана действий позволяет еще проще отслеживать детали плана, сообщать о статусе и сотрудничать с ключевыми стратегиями. Отслеживать назначения, сроки и идеи, а также делиться плановым листом для координации и совместной работы с вашей командой. Легко переключайтесь между таблицами, гантами, календарями и картами, чтобы получить видимость в большой картине. Прикрепить файлы и рабочие документы, сотрудничать с вашей командой и внешними заинтересованными сторонами, а также добавлять примечания и информацию о состоянии.

При работе со структурными подразделениями нужна номенклатура дел . Для сотрудника архива номенклатура дел - это шпаргалка, которой он будет пользоваться при планировании работы со структурными подразделениями, создающими документацию постоянного или временного (свыше 10 лет) хранения, для определения количества планируемых к приему документов в год.

Нахождение правильного шаблона плана действий важно для упрощения процессов и обеспечения того, чтобы цель не была пропущена. С помощью предварительно созданного шаблона вы можете повторно использовать один и тот же процесс для каждого нового плана и предоставить историю предыдущих целей и усилий.

Хотите получить больше советов по управлению проектами и передовой практики? Не пропустите наши последние статьи, шаблоны, видеоролики и многое другое. Организация - это ключ к успеху в любом проекте. План работы может помочь вам оставаться организованным, соблюдать установленные сроки и выполнять все шаги, связанные с вашим проектом. Это заставляет вас планировать каждую деталь. Вы можете создать рабочий план для всей команды или личный план работы для своего проекта. В идеале, план работы должен длиться от шести до двенадцати месяцев, хотя вы можете легко внести коррективы, если вы не достигнете крайних сроков.

Прием документов в архив осуществляется по единицам хранения. За единицу хранения может быть принят как один документ, так и комплект документов. Единица хранения должна быть оформлена соответствующим образом:

  • документы должны быть сброшюрованы;
  • листы в деле должны быть пронумерованы;
  • должны быть оформлены титульный и заверительный листы. На титульном листе указываются наименование организации - создателя данного документа (разработчика), заголовок дела (может быть наименование структурного подразделения), дата, количество листов, срок хранения дела, статья по перечню.

Выполнение работ - в течение года.

Запишите цель вашего плана. Это должен быть конечный результат - чего вы хотите достичь. Задайте дату цели для своего плана. Разбейте его на более мелкие шаги. Это все задачи, которые необходимо выполнить для завершения проекта. Разбейте свои задачи дальше. Если какая-либо из ваших основных задач имеет меньшие задачи, которые вам нужно выполнить, напишите их тоже.

Движение персонала и его анализ

Вернитесь назад с даты своей цели, чтобы установить даты для каждой из ваших задач. Например, окончательная задача до завершения вашей цели должна произойти за день или два до даты вашей цели; задача до этого может произойти за неделю до даты цели. Запланируйте каждую задачу в свой ежедневный и еженедельный план. Это гарантирует, что вы выполняете все свои задачи вовремя.

Обеспечение сохранности документов

В помещении архива должен поддерживаться определенный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику хранящихся там документов (бумажных, пленочных материалов, документов на магнитных лентах и дисковых носителях и т.д.). Желательно, чтобы в помещении было искусственное освещение, а также размещались контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры). Повышенная сухость воздуха приводит к ломкости документов на бумажных носителях, повышенная влажность - к появлению на документах грибка и плесени. Попадание прямых солнечных лучей ведет к т.н. затуханию текста.

При создании рабочего плана для команды назначьте различные задачи членам вашей команды.

  • Вы можете сделать это на бумаге, или вы можете сделать это на своем компьютере.
  • Выберите способ, который лучше всего подходит вам.
Мэгги Маккормик - независимый писатель. Она жила в Японии в течение трех лет, преподавая дошкольное образование для маленьких детей и в настоящее время живет в Гонолулу со своей семьей. А. в исследованиях женщин из Колледжа Уэлсли.

Что нам необходимо сделать?

Вот рекомендации и руководящие принципы написания шестимесячных или годовых планов работы. Этот документ написан в контексте совместного управления. Вам необходимо создать среду, в которой сотрудники и менеджеры могут работать вместе для составления плана работы.

При необходимости проводятся дезинфекция и дезинсекция помещения и документов. Для уменьшения вероятности заражения документации необходимо проводить обеспыливание документов.

Очень важен визуальный осмотр состояния сохранности документации, чтобы вовремя заметить первые признаки заражения документов плесенью или грибком. При обнаружении подобных документов их необходимо изолировать от основного объема документов, в противном случае есть вероятность заражения всего фонда. Избавиться от плесени сложно.

Лучшее время для составления рабочего плана в течение нескольких дней после обзора. Самое главное, что план должен быть напечатан и распространен среди всех участников в течение нескольких дней после его создания. Транспарентность имеет жизненно важное значение для совместного управления.

Во многих отношениях рабочий план напоминает предложение, за исключением того, что общий бюджет может быть уже одобрен или обусловлен планом работы. Как и во всем планировании, будь то групповой процесс или нет, вы должны думать в обратном направлении, начиная с того места, где вы хотите быть в конце периода, и генерировать шаги, необходимые для того, чтобы добраться туда, откуда вы сейчас, и рассмотреть четыре Ключевые вопросы управления и использования, которые являются скелетом для ваших обсуждений и мышления.

Следы жизнедеятельности плесени остаются на бумажной основе документа. Эти темные пятна можно удалить только путем реставрации документа.

Выполнение работ:

  • санитарно-гигиеническая обработка в помещении архива - один раз в год, санитарный день - один раз в месяц;
  • снятие показаний контрольно-измерительных приборов с последующим занесением их в соответствующие журналы - не реже двух раз в неделю;
  • контроль сохранности информации на электронных носителях - не реже одного раза в три года.

Использование документов

Архив, по возможности, должен иметь читальный зал, где пользователь может ознакомиться с НСА, выбрать необходимый ему документ, оформить его получение, заказать изготовление копии и т.д. Сотрудники архива регистрируют исследователей, а также выдаваемые документы в соответствующих журналах. Из архивохранилища документы могут выдаваться как для использования в читальном зале, так и на руки во временное пользование. Срок выдачи документов не должен превышать трех месяцев.

План работы - это инструмент планирования в течение определенного периода времени, который идентифицирует проблемы, которые необходимо решить, и способы их решения. Это стандартный инструмент управления. Когда сотрудники участвуют в управлении, им нужно узнать, что это такое. При создании среды для персонала, участвующего в составлении плана, вы также создаете процесс обучения.

Это введение включает две части. 1: Кто может использовать этот документ. Этот набор руководящих принципов нацелен на координаторов и менеджеров для работы со своим персоналом или клиентами. Если вы привлекаете сотрудников к разработке или разработке плана, то этот документ может быть предоставлен им, чтобы помочь им в изучении того, что необходимо для управления процессом участия. Этот план является руководством для организации, и когда сотрудники участвуют в его подготовке, они, скорее всего, «владеют» им и используют его во время реализации.

Помимо исследовательской и научной значимости, использование документов имеет социальное значение - исполнение социально-правовых запросов граждан. Эта работа связана прежде всего с документами по личному составу (выдача справок о стаже работы, о заработной плате, о переименовании организации).

Поступающие запросы регистрируют, подготовленные по запросам документы (справки) подписываются руководителем организации и заверяются печатью.

Доступ в архив должен быть ограничен. Право доступа к просмотру документов определяется:

  • для сотрудников организации - руководителем (заведующим) архива;
  • для сотрудников сторонних организаций - разрешением руководителя организации на основании письменного запроса.

Выполнение работы - в течение года.

Приведем пример плана работы архива на год.

План работы архива на год

Текущие работы, которые ведутся в архиве постоянно:

1. Плановый прием документов в архив.

2. Внесение записей в учетные журналы о приеме дел.

3. Внесение дополнений и изменений в научно-справочный аппарат.

4. Размещение принятых дел на стеллажах. Внесение изменений в топографический указатель

5. Выдача документов по запросам (выемка, подкладка дел, внесение записей в учетные журналы выдачи дел).

6. Выполнение копировальных работ, распечатка документов, внесение изменений в документы и т.д. - для технических архивов.

1 раз в месяц - санитарный день (проветривание, уборка помещения, визуальная проверка состояния сохранности документов, проверка ведения журналов учета температурно-влажностного режима).

Месяц

Дополнительные виды работ

Проверка состояния сохранности документов на электронных носителях для технических архивов

Проверка по журналам возврата дел, выданных во временное пользование

Составление отчета за I квартал (основные показатели работы: прием (выбытие) документов, выдача (использование) документов, исполнение социальных запросов (внесение изменений в техническую документацию и т.д.))

Проверка состояния сохранности документов на бумажных носителях

  1. Организация работы по проведению экспертизы ценности документов с временным (свыше 10 лет) и истекшими сроками хранения (ст. 22 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 04.10.2014)):
  1. Составление отчета за II квартал (основные показатели работы: прием (выбытие) документов, выдача (использование) документов, исполнение социальных запросов (внесение изменений в техническую документацию и т.д.)).
  2. Санитарно-гигиеническая обработка архивохранилищ

Проверка состояния сохранности документов на электронных носителях

Сентябрь

  1. Составление отчета за Ш квартал (основные показатели работы: прием (выбытие) документов, выдача (использование) документов, исполнение социальных запросов (внесение изменений в техническую документацию и т.д.)).
  2. Консультационная работа с отделами (организациями) о подготовке документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения к передаче в архив. Для структурных подразделений своей организации возможно составить план-график приема-передачи документов
  1. Разработка (доработка) номенклатуры дел.
  2. Составление плана работы архива на следующий календарный год
  1. Заполнение годовых итоговых записей в регистрационных журналах, уточнение общего количества дел, поступивших на хранение и выбывших из архива.
    Составление паспорта архива по состоянию на 31 декабря текущего года.
  2. Представление номенклатуры дел на согласование в государственный (муниципальный) архив.
  3. Разработка плана работы архива на следующий календарный год.
  4. Проверка по журналам возврата дел, выданных во временное пользование.
  5. Проведение санитарного дня.
  6. Подготовка (проведение) заседания ЭК. В качестве секретаря ЭК сотрудник архива организует проведение заседания, знакомит экспертов с документами, представленными на рассмотрение ЭК

План работ – это краткое описание целей и действий, с помощью которых человек или группа людей могут достичь поставленных целей, и описание, которое помогает читателю лучше понять всю широту проекта. План работ, неважно, используемый в рабочих или академических целях, поможет организованно работать над проектом. С помощью плана работ, вы разбиваете весь процесс на небольшие, выполнимые цели и определяете этапы, которые вам нужно пройти. Чтобы быть готовыми к будущим проектам, научитесь писать рабочий план.

  • Если у вас особенно большой проект, обозначьте основные моменты проекта. Основные моменты – это те определенные задачи, которые вы выполняете в ходе проекта. Они также могут быть некими отправными точками, которые помогут вам увидеть, сколько уже сделано и не сбились ли вы с пути, намеченного в рабочем плане.
  • Сделайте так, чтобы рабочий план работал на вас. Рабочий план может быть настолько детальным и развернутым, насколько вы захотите его сделать. Его можно написать на бумаге или разработать с помощью программного обеспечения, задействовав графики и цвета. Используйте то, что наиболее эффективно и приемлемо для вас.