Заполнить календарь в 1с 8.2. Механизм внесения информации о норме рабочего времени. Как добавить новый производственный календарь
Сервис 1С Бухгалтерия предусматривает возможность внесения календаря. При этом работа с ним остается идентичной для большинства программных продуктов, создаваемых на базе 1С.
Производственный календарь играет в работе значительную роль. Он востребован в различных сферах, например, позволяет произвести расчеты числа банковских дней при оформлении кредитов или определить количество рабочих дней персонала.
В случае, если графикам работы не уделять должного внимания, не исключено появление ошибок, способных серьезно сказаться на качестве ведения на предприятии бухгалтерского учета. К их числу необходимо отнести:
- «Невозможно определить ближайшую рабочую дату для даты…»
- «График работы РФ не заполнен с даты…»
- «Нет рабочих дней в заданном периоде».
Заполнение производственного календаря
Чтобы добраться до производственного календаря, пользователю потребуется перейти в раздел «Все функции». Он находится в главном меню и включает в себя существующие в программе функции, собранные для удобства в алфавитной последовательности.
«Производственный календарь» располагается в составе группы «Справочники».
После этого в распоряжении бухгалтера оказывается интерфейс, обеспечивающий возможности работы с календарем. В отдельных случаях календарь уже может существовать по умолчанию, в других случаях его придется создавать заново клавишей «Создать».
С правой стороны экрана выбирается интересующий год, после чего можно приступать к непосредственным его настройкам. Сделать это можно с использованием кнопки «Заполнить по умолчанию». После этого система будет заполнена автоматически на основе информации, существующей в интернете на специализированных сайтах, остается только внести коррективы, необходимые для пользователя.
Взять сведения можно, например, с сайта «Консультант плюс».
Для того, чтобы сделать перенос праздничной даты, например, в период длительных новогодних праздников, изобилующих переносами, необходимо кликнуть правой клавишей мыши, после чего из списка выбрать вариант «Перенести день».
Далее выбирается число, на которое делается перенос, после чего изначальный день становится рабочим. С учетом того, что данный день является просто выходным, необходимо еще раз выбрать вариант «Перенести день» и установить для него необходимый день недели. В результате в календаре выходными становятся оба дня.
В правой части календаря отражена информация обо всех переносах, совершенных пользователем.
После того, как все необходимые корректировки выполнены, кнопкой «Записать» происходит сохранение изменений.
После этого в программе 1С будет проходить грамотное отражение календаря.
Нам понадобиться производственный календарь , который сперва необходимо заполнить.
Переходим в меню Предприятие -> Производственный календарь .
В открывшемся окне отображаются сведения о рабочих и праздничных днях на текущий год.
Как вы наверно уже обратили свое внимание, что при первом открытии программа заполнила производственный календарь стандартными данными для текущего года. В окне сообщений, при этом, вывелась информация, которая поможет исправить неточности в стандартном заполнении. Например, программа предупреждает о том, что некоторые праздники попадают на выходные дни.
Нам же нужно перенос выходных дней сделать вручную. Например, перенесем выходной день 7 ноября на понедельник 8 ноября. Для этого щелкаем правой кнопкой мыши по 7 ноября - появляется предупреждение программы Перенести выходной день .
Нажимаем на пункт Перенести выходной день… Затем, появляется окно для выбора даты, на которую нужно перенести выходной день.
Выделяем нужный нам день, в нашем случае это 8 ноября , и подтверждаем наш выбор нажатием кнопки ОК .
Теперь у нас в производственном календаре понедельник (8 ноября) отмечен, как выходной день, а воскресенье (7 ноября) - праздничный день.
После того, как все необходимые изменения внесены нажимаем на кнопку Записать , и календарь будет сохранен в базе.
В программе Зарплата и Управление Персоналом существует возможность распечатать производственный календарь . Для этого необходимо нажать на кнопку Печать , которая располагается внизу формы.
Но распечатать можно только сохраненный производственный календарь.
В печатной форме производственного календаря выводятся данные о количестве рабочих, календарных, выходных и праздничных днях, и кроме того количество часов при 40-часовой, 36-часовой и 24-часовой рабочей недели.
На этом настройка производственного календаря закончена и теперь можно закрыть и печатную форму и сам календарь.
Не все знают, что в программе 1С 8.3 Бухгалтерия есть встроенный производственный календарь. Несмотря на свою незаметность, календарь принимает самое активное участие в формировании важнейших документов раздела Зарплата и кадры .
Наша статья расскажет:
- зачем нужен производственный календарь, в том числе в 1С;
- где найти производственный 1С-календарь в программе Бухгалтерия 8.3;
- как настроить производственный календарь в 1С 8.3;
- где найти графики работы в 1С 8.3 Бухгалтерия.
Трудовым договором, как правило, устанавливается, что работнику выплачивается вознаграждение в сумме оклада, при этом им полностью отработана норма рабочего времени.
Нормальная продолжительность рабочего времени ограничена Трудовым кодексом 40 часами в неделю (ст. 91 ТК РФ). Есть и другие нормы рабочего времени для определенных категорий работников (ст. 92 НК РФ):
- в возрасте 16 лет - не более 24 часов в неделю;
- в возрасте от 16 до 18 лет - не более 35 часов в неделю;
- для инвалидов I или II групп - также не более 35 часов в неделю;
- для работников с вредными (3 и 4 степени) или опасными условиями труда - не более 36 часов в неделю.
Производственный календарь необходим бухгалтерам и расчетчикам зарплаты для определения нормы рабочего времени на период: неделю, месяц, квартал, год. Порядок исчисления нормы рабочего времени установлен . В соответствии с ним ежегодно Постановлением Правительства РФ утверждаются переносы выходных в связи с праздниками.
На основе двух этих документов составляется единый производственный календарь федерального значения. Именно такой календарь загружен по умолчанию в 1С Бухгалтерия 8.3.
Где найти производственный календарь
В производственный календарь в 1С 8.3 Бухгалтерия можно попасть из Главного меню – Все функции
Откроется Производственный календарь , составленный в соответствии с Постановлением Правительства.
Как настроить производственный календарь в 1С 8.3
В программе мы работаем с готовым производственным календарем, составленным в соответствии с Постановлениями Правительства о переносе выходных дней.
На 2019 год производственный календарь уже сформирован (Постановление Правительства от 01.10.2018 N 1163).
Для отображения календаря, необходимо выбрать:
- Год - 2019 .
Все дни, в зависимости от значения, имеют различную окраску:
- черный – рабочий день;
- коричневый – суббота;
- красный – воскресенье;
- сиреневый – праздничный день;
- синий – предпраздничный день.
Если Постановление Правительства о переносе выходных на ближайший год еще не вышло и календарь не заполнен (все дни окрашены красным цветом), нажмите кнопку Заполнить по умолчанию , и он будет сформирован по правилам, установленным Приказом Минздравсоцразвития РФ от 13.08.2009 N 588н .
В этом случае придется следить за календарем и обновить его, когда информация о выходных днях будет утверждена.
Производственный календарь можно распечатать по кнопке Печать .
Как изменить производственный календарь
Производственный календарь, как правило, не подлежит изменению. Но федеральный календарь не учитывает, например, национальных праздников. Поэтому, в случае необходимости, его можно отредактировать.
21 августа 2018 в соответствии с законом «О праздничных днях и памятных датах Республики Татарстан», на территории республики объявлен праздничным днем (Курбан-Байрам).
Требуется настроить в 1С 8.3 Бухгалтерия производственный календарь в соответствии с этими датами.
- Изменить день .
Или в шапке календаря нажмите кнопку Изменить день в то время, когда курсор стоит на дате 21 августа.
В открывшемся меню следует выбрать:
- Праздник .
День окрасится в сиреневый цвет, он приобрел значение -Праздник .
Те же действия произведите с датой 20 августа для присвоения ему значения - Предпраздничный .
Требуется настроить в 1С 8.3 Бухгалтерия производственный календарь в соответствии с данным приказом.
- Перенести день .
В открывшейся форме Выбор даты переноса выберите дату 22 декабря. Нажмите ОК .
Даты поменялись местами:
- 22 декабря - Предпраздничный день ;
- 29 декабря - Суббота (выходной).
Производственный календарь – утвержденный на государственном уровне список рабочих и нерабочих дней, представляющий собой таблицу, напоминающую обычный календарь, в который дополнительно внесены данные о числе календарных, дней, рабочих, выходных и праздниках. Они представлены за месяц, за квартал, и в целом за год.
В программе 1С 8.3 ЗУП на него ориентируются в учете отработанного сотрудниками времени, в расчете зарплаты, а также отпускных и больничных. Он составляется на каждый год и своевременное заполнение календаря в 1С 8.3, до начала нового календарного года, обязательно, чтобы избежать ошибок в начислении зарплаты сотрудникам. Актуальный календарь можно посмотреть и скачать на сайтах различных справочно-информационных систем.
Местонахождение в ЗУП
В конфигурации календарь можно найти двумя способами.
Первый – из главного меню программы надо перейти во «Все функции». По умолчанию данный пункт не включен в основной список, поэтому мы добавим его самостоятельно*. Для этого выбираем «Сервис», затем «Параметры».
Рис.1
Там мы проставляем галочку напротив «Отображения «Всех функций».
*Добавить в меню эту команду могут только те пользователи, которые имеют полные права администратора.
Рис.2
Теперь она появилась у нас в Главном меню.
Рис.3
В «Справочниках» выбираем нужный нам тип календаря.
Рис.4
Второй – через меню «Настройка» - «Предприятие».
Рис.5
Изначально в программу включен календарь с именем «Российская Федерация». Настраивают его, как правило, один раз на каждый календарный год.
Рис.6
Обновление и заполнение производственного календаря в 1С ЗУП 8.3 для удобства пользователей происходит в соответствии с законодательными нормами. Мы должны выбрать год при помощи кнопок со стрелочками и нажать «Заполнить по умолчанию», так как изначально наш календарь пустой. Перед нами появляется заполненная форма с указанием рабочих, выходных, праздничных и предпраздничных дней, а также информацию о переносах, которая в качестве справки указана рядом.
Рис.7
Для наглядности в календаре применяются разные цвета:
- Для рабочих дней – черный;
- Для праздничных – розовый;
- Для предпраздничных – синий;
- Для субботы – бордовый;
- Для воскресенья – красный.
Если в ЗУП находится только один календарь «Российская Федерация», то он будет работать по умолчанию для всех фирм, учет по которым ведется в ЗУП. Если применяется несколько календарей, то это надо не забывать учитывать при заполнении графиков работы сотрудников, чтобы избежать некорректного расчета зарплаты и других начислений.
Случаются ситуации, когда надо внести поправки в производственный календарь, например, определенный день был назначен региональным праздником, поэтому в программе его статус надо поменять с «рабочего» на «праздничный». Для этого выделяем нужный нам день в календаре и жмем кнопку «Изменить» вверху формы.
Рис.8
Появляется окно выбора значения. Мы выбираем «Праздник».
Рис.9
В календаре день становится праздничным, меняется его цвет. Далее меняем день накануне на «Предпраздничный», чтобы программа правильно посчитала рабочие часы, так как в предпраздничный день рабочее время сокращается на один час.
Рис.10
Итак, предпраздничный день выделен синим, а праздничный – розовым. Теперь изменится количество рабочих часов в месяце, и программа будет корректно считать все начисления.
Рис.11
Перенос дней осуществляется так же, как изменение. Выбираем день и нажимаем кнопку «Перенести день».
Рис.12
Появляется окно «Выбор даты переноса». Выбираем нужную, и нажимаем ОК.
Рис.13
После переноса цвет дней тоже меняется, а также меняется количество рабочих часов в месяцах, претерпевших изменения.
После внесения всех необходимых изменений обязательно нажимаем кнопку «Записать» или «Записать и закрыть», чтобы изменения сохранились.
Рис.14
Рассматриваемый календарь составляется один раз в год, поэтому его можно будет распечатать и всегда держать «на виду», чтобы быстро отвечать на вопросы сотрудников. Программа 1С позволяет сформировать удобную наглядную форму для печати. Чтобы ее получить, нажимаем кнопку «Печать». На ней мы можем увидеть всю информацию по всем типам дней, количество часов при 40-, 36- и 24-часовой рабочей неделе, а также среднемесячное количество часов.
Рис.15
Если нам нужно восстановить первоначальное заполнение календаря, воспользуемся кнопкой «Заполнить по умолчанию», тогда все наши изменения и переносы дней аннулируются.
Несколько календарей в одной базе
Если учет сразу по нескольким фирмам ведут в одной программе, или их филиалы находятся в разных субъектах РФ, которые, в свою очередь, имеют собственные праздники, число рабочих дней, выходных и праздников будет отличным от общепринятого классификатора (например, у республик Татарстан и Башкортостан есть праздники, которых нет в общероссийском календаре).
Из-за этого появляется необходимость в создании нескольких Производственных календарей в одной программе 1С. Добавить их самостоятельно довольно просто, поскольку в ЗУП предустановлены календари с учетом регионального законодательства.
Найти и заполнить такой календарь можно, как и общероссийский. Выбираем «Создать», далее «По классификатору».
Рис.16
Появляется список календарей для подбора. Выбираем нужный нам и жмем «Выбрать».
Рис.17
Выбранный нами календарь отобразится в общем списке. Заходим в него и заполняем, как описано выше.
Рис.18
Помимо предустановленных можно создавать собственный календарь. Для этого в меню «Производственные календари» выбираем «Создать», затем «Новый».
Рис.19
Перед нами откроется совершенно новая, незаполненная форма календаря. Надо заполнить его наименование, код (указывается произвольно), календарный год, обязательно указать, является ли он региональным, если да, то указать основной федеральный календарь.
Рис.20
Заполняем этот календарь, нажав «Заполнить по умолчанию», а затем настраиваем его при помощи кнопок «Изменить день» и «Перенести день», отмечаем праздничные и предпраздничные дни, обозначаем перенос праздничных дней. Далее нажимаем кнопку «Записать» или «Записать и закрыть».
Информация в производственном календаре связана с основным графиком работы в ЗУП. Если в рабочей неделе 40 часов, основной график совпадает с ним, а значит – правильно заполненные данные гарантируют бухгалтеру работу без ошибок. Именно поэтому так важно контролировать правильность его заполнения перед началом нового календарного года.
В данной статье мы рассмотрим, каким образом за 5 минут заполнить производственный календарь (или график работы) на 2018 год в программе 1С Бухгалтерия 3.0 на платформе 8.3 (8.2). Механизм работы в календарными графиками аналогичен для всех конфигураций, поэтому инструкция подойдет и для Управление торговлей 11, ЗУП 3.0, Управление небольшой фирмой и т.д.
Начнем с того, зачем вообще нужен производственный календарь в 1С? А нужен он, например, для того, чтобы рассчитать количество банковских дней для займов или работать с табелем учета рабочего времени и других функций.
Если игнорировать заполнение графика работы в 1С, можно получить такие ошибки системы:
- Невозможно определить ближайшую рабочую дату для даты ….., возможно, график работы не заполнен.
- График работы «Российская Федерация» не заполнен с даты ….
- Нет рабочих дней в заданном периоде.
Например, 9 января в 2018 году — праздничный день, который перенесен с 3 января. Для отражения этого нажимаем правой кнопкой на третье января и выбираем «Перенести день»:
